Je weniger Gedanken in deinem Kopf herumschwirren, desto mehr Kapazität hast du, um zu denken und kreativ zu sein. Denn dein Kopf ist fürs denken da und nicht, um sich sämtliche Dinge zu merken. Du kennst das bestimmt: Du sitzt an einer wichtigen Aufgabe, aber im Hinterkopf denkst du die ganze Zeit, dass du noch an die Eier beim Einkauf denken musst, oder noch deinen alten Freund anrufen willst, weil er heute Geburtstag hat, oder an die Rechnung, die du noch prüfen musst. Das alles führt dazu, dass du unkonzentrierter bist und dich schneller ablenken lässt.

Aufschreiben hilft

Um den Kopf frei zu bekommen, macht es Sinn sich deine Gedanken, Ängste, Sorgen und Erledigungen aufzuschreiben. Sobald du deine Gedanken aufschreibst, sind sie raus aus deinem Kopf. Du hast mehr Platz zum Denken; mehr Freiraum, um neue Ideen zu entwickeln.

Du fängst also an dir alles Mögliche, was dir durch den Kopf geht, aufzuschreiben. Du trägst ein kleines Notizbuch mit dir herum. Du fängst an dir Aufgabenlisten zu erstellen, du führst ein wöchentliches Reflektionstagebuch, du notierst dir neue Idee, lesenswerte Bücher und Artikel. Alles soweit so gut. Dein Kopf wird freier und du kannst dich besser auf einzelne Dinge konzentrieren.

Soweit bin ich auch gekommen. Ich dachte jetzt habe ich genug Platz im Kopf, sodass ich mich voll und ganz auf die einzelnen wichtigen Dinge fokussieren kann. Doch irgendwie liefs noch nicht ganz rund. Das Problem war, dass ich meine Gedanken, meine Ideen, meine Aufgaben, meine Reflektion, meine Erkenntnisse an immer unterschiedlichen Orten aufgeschrieben habe.

• Meine Aufgaben habe ich bei Trello eingetragen.
• Meine Gedanken in mein kleines Notizbuch geschrieben.
• Meine Ideen, Reflektion und Erkenntnisse bei Onenote festgehalten.
• Meine Einkaufsliste auf mein Smartphone notiert.
• Meinen Finanzplan in Excel-Tabellen gespeichert.
• Usw.

Das aufschreiben funktionierte, aber ein gutes und übersichtliches System steckte bei mir nicht dahinter. Je mehr ich aufschrieb, desto unübersichtlicher wurde alles. Also fing ich an zu überlegen, wie ich eine gute Systematik hinter meine Notizen bekommen konnte.

Alles an einem Platz – perfekt synchronisiert auf alle Geräte

Ich nutze mein Laptop, Smartphone und Tablet täglich für meine Arbeit. Wichtig für mich ist also, dass ich alle meine Notizen stets auf allen meinen Geräten verfügbar habe. Es gibt einige Tools, die du nutzen kannst und die sich über alle diese Geräte synchronisieren lassen. Hier eine kleine Liste:

• OneNote
• OmniFocus
• Trello
• Evernote
• Google Keep
• Simplenote
• Apple Notes
• Thinkery

Ich persönlich habe mich für OneNote entschieden, da es sich für mich am übersichtlichsten und einfachsten anfühlt damit zu arbeiten. Es bietet mir die Möglichkeit Notizbücher für unterschiedliche Themen an einem Ort zu führen und sehr übersichtlich in Abschnitten zu kategorisieren.

Natürlich kannst du für dich selber am besten entscheiden, welches Tool zu dir passt.

Die richtige Ordnung

Nachdem du dich für dein Tool entschieden hast, solltest du schauen, dass du deine bisherigen Notizen in ein einfaches System transferierst. Oder du fängst neu damit an und möchtest gleich eine übersichtliche Systematik dafür schaffen. Hier eine kurze Aufführung, wie ich es angehe:

Inbox:

Hier schreibe ich alle Aufgaben auf, die ich noch erledigen muss. Alles was weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledige ich sofort (falls du das noch nicht tust, solltest du dir das unbedingt angewöhnen! Glaub mir, dadurch wirst du deutlich effizienter).

Heutige Aufgaben:

Hier kopiere ich mir alle Aufgaben aus der „Inbox“ heraus, die ich heute erledigen will.

Come back later:

Hier notiere ich mir lesenswerte Artikel und web-links, die ich mir in meinen Pausen oder Erholungsphasen anschauen kann.

Want to Read:

Hier stehen alle meine Bücher aufgelistet, die ich noch lesen möchte.

Weeklys:

Jede Woche füge ich hier eine neue Seite hinzu. Ich reflektiere die vergangene Woche und plane meine kommende.

Monate:

Am Ende jeden Monats schaue ich mir nochmal meine vergangenen Weeklys an und reflektiere den kompletten Monat. Ich plane grundsätzlich immer meine kommenden 3 Monate im Voraus und schaue, ob ich mit meinem Monats-Review noch auf Kurs bin. Ich passe ggfs. meine Ziele und Aufgaben an.

Erkenntnisse / Lernings:

Hier notiere ich mir alle wichtigen Erkenntnisse und Lernings, die mir so in den Kopf kommen oder, die ich aus Büchern, Artikeln und Videos bekomme.

Big 5:

Hier stehen meine fünf großen Lebensziele. Ich schaue sie mir regelmäßig an, um mich daran zu erinnern, wo ich hin will.

Finanzen:

Hier verfolge ich meine Finanzen nach. Ich notiere meine Einkünfte, meine Ausgaben und Finanzziele.

Das schöne ist, dass du dir deine Ordnung selber so gestalten kannst, wie du sie für richtig und am übersichtlichsten hältst. Nimm dir die Zeit ein passendes Tool auszuwählen und ein Ordnungs-System zu entwickeln. Es wird dir auf lange Sicht helfen effizienter und kreativer zu werden.

„Don’t keep anything in your head the rest of your life! You need space to think. You need space to be creative.”

– David Allen