Eine alt bekannte Faustregel besagt folgendes:
Mit bereits 10 Minuten Planung sparst du ca. 1 Stunde Zeit am Tag!
Durch ein wenig Struktur und Aufgaben-Tetris planst du deine To-Dos und Zeit geschickter und sparst viel, sehr viel Zeit. Dies klingt zu Beginn etwas bizarr aber wenn man das ein paar mal ausprobiert merkt man eigentlich was sich hinter dieser Faustregel wirklich versteckt.
Warum überhaupt planen?
Viele Menschen haben so viel im Jahr, im Monat, in der Woche und am Tag vor sodass diese vielen Aufgaben für einen unmöglich erscheinen. Durch diese Menge an offenstehenden Aufgaben wirkt man Machtlos und dies sorgt dafür das man sich Ohnmächtig fühlt. Durch diese Ohnmacht wollen wir uns irgendwie wieder Mächtiger werden und das Gefühl von Kontrolle haben. Aus diesem Grund prograstiniert man in dem man andere Sachen macht als man eigentlich machen muss. Viel leichter wäre es die Aufgaben in Phasen einzuteilen und genau zu überlegen in welchem Zeitraum man diese Aufgaben abarbeiten möchte. Somit teilt man den „riesen Kuchen“ in viele einzelne Teile und verspeist diese von Zeit zu Zeit. Nach einer Zeit merkt man das sich die Hälfte der Aufgaben bereits gelöst haben.
Planen und Überblick
Um richtig planen zu können muss man erst eine Übersicht haben was man planen muss. Hierbei hilft das auch für den eigenen Kopf einfach mal die Gedanken niederzuschreiben. Das hilft die Gedanken einfach mal rauszulassen und platz zu schaffen. Nachdem alles ausgeräumt wurde ist es an der Reihe die Punkte wieder geordnet, kategorisiert und geplant einzuräumen. Somit weiß man genau was, wann und wie zu tun ist. Nachdem man den Überblick gewonnen hat ist es an der Reihe zu überlegen wie man diese Punkte richtig abarbeiten möchte. Hierzu am besten die Punkte nach der Wichtigkeit sortieren und anschließend ein Datum neben diese Punkte schreiben.
Das Ergebnis der Planung
Das auflisten der Punkte schafft viel Raum im Kopf. Jetzt hat man die Möglichkeit all diese Punkte im einzelnen näher zu beleuchten und leichter abarbeiten zu können. Weitere Vorteile sind:
- Klarheit der offenen Aufgaben
- Priorisierung der Aufgaben
- Terminierung der Aufgaben
- Konkrete bearbeitungsschritte für Aufgaben
